Rollen verteilen in Meetings und Workshops

In Folge 57 von #didntcancelwentdigital geht es um das Thema Rollenverteilung bei digitalen Workshops, Meetings und Co. Der Sinn solcher Rollen ist, dass die hauptverantwortliche Person (z.B. Workshopgeber:in, Referent:in, Redeleitung) nicht zu viel auf einmal machen muss. Wenn zum Beispiel eine andere Person parallel Techniksupport leistet oder die wichtigsten Fragen aus dem Chat zusammenträgt, kann sich der Host ganz auf die eigentliche Aufgabe konzentrieren.

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Hi und willkommen zurück bei didn’t cancel; went digital! Hier hört ihr jeden Dienstag von einem Tool, einer Methode oder irgendeinem Tipp für eure eigenen digitalen Formate; und jeden Freitag ein Interview mit einer Person, die von ihrem eigenen digitalen Format erzählt. Heute geht es darum, wie ihr Rollen verteilen könnt in digitalen Meetings, Workshops und Co. Ihr kennt, wenn ihr Zoom benutzt, bestimmt diese Funktion eines Co-Hosts. Also vielleicht wurdet ihr schon mal zum Co-Host gemacht, vielleicht nutzt ihr die selber regelmäßig und ernennt andere Menschen zum Co-Host, damit sie euch in euren Meetings helfen und zum Beispiel jemanden stumm schalten. Wenn irgendjemand immer vergisst, sein Mikrofon stummzuschalten und im Hintergrund hört man dann klappern, rascheln, den Hund bellen, die Katze miauen und so weiter und so fort. Dann ist es total praktisch, wenn man einen Co-Host hat, der dann einfach schnell auf „stumm schalten“ klickt, damit das dann nicht weiter stört.

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Und das wäre schon ein Beispiel für eine Rolle, die man in Meetings verteilen kann. Das können Besprechungen sein mit einem eigenen Team, mit Menschen, die man schon kennt. Das können aber auch Meetings sein, mit „fremden“ Personen, also so was wie zum Beispiel Workshops oder Unterrichtsstunden.

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Es gibt aber ja immer so eine „Hauptperson“. Also vielleicht bist du da, vielleicht ist es eine andere Person. In der Lehre wäre das zum Beispiel eine Person, die ein Referat hält. In einer Besprechung wäre das vielleicht eine Person, die ihren Bildschirm teilt und eine Präsentation zeigt und den anderen davon erzählt, oder oder oder. Also da gibt es ja in der Regel mal eine so eine Hauptperson und diese Person muss sich ja auf mehrere Sachen gleichzeitig konzentrieren. Also die muss ja dann erst mal das erzählen, was sie erzählen möchte. Die muss die Technik bedienen. Also muss zum Beispiel den Bildschirm teilen und die Folien weiter klicken oder in einem digitalen Whiteboard sich bewegen. Die muss darauf achten, was die anderen sagen, ob jemand eine Frage hat, ob jemand die Hand gehoben hat, sei es echt in die Kamera oder virtuell oder ob im Chat was geschrieben wurde. Und es kann natürlich ein bisschen anstrengend sein. Und gerade vielleicht auch für Leute, die digital noch nicht so mega affin sind, ist das halt einfach super, super anstrengend. Und was man da eben machen kann ist, dass man verschiedene Rollen verteilt, damit die anderen Menschen mithelfen. Das heißt für „die Hauptperson“ ist es dann weniger anstrengend und für die anderen hat es aber auch Vorteile. Über die sprechen wir gleich noch. Und vorher möchte ich euch jetzt erst mal sagen, was ich mir so vorstellen kann an verschiedenen Rollen. Aber vielleicht fällt euch selber ja auch noch etwas ein, was ihr so als gute Rolle vergeben könntet.

Rolle: Moderieren

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Zum einen ist es dieses Moderieren oder Aufrufen, wenn zum Beispiel mehrere Leute eine Frage haben, dass man dann darauf achtet, wer hat sich zuerst gemeldet? Oder „Oh, die Person redet dann schon ganz schön lange. Die muss ich jetzt mal unterbrechen, damit noch jemand anders zu Wort kommt.“ Also so einmal dieses moderieren wäre auf jeden Fall eine wichtige Aufgabe.

Rolle: Technik-Support

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Dann der Technik Support so was wie zum Beispiel Leute stumm zu schalten. Das hatte ich ja eben schon im Intro gesagt oder auch Support via Chat zu liefern. Also wenn zum Beispiel jemand schreibt „Ich höre euch ganz leise“, dass man dann zum Beispiel schreibt „Hey, hast du mal geprüft, ob du deine eigene Lautstärke hoch stellen kannst?“ Oder dass man da auf solche technische Probleme achtet und versucht da per Chat zu helfen oder vielleicht sogar noch mal durch andere Methoden zu helfen. Also zum Beispiel die Person dann anzurufen, wenn sie immer wieder aus dem Meeting fliegt und dann per Telefon zu versuchen Technik-Support zu leisten.

Rolle: Chat überwachen

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Dann kann eine Rolle sein, auf den Chat zu achten, also eben zu gucken: Was wird im Chat geschrieben? Ist das eine Frage, die man jetzt wirklich beantworten möchte, sodass man dann die Hauptperson zum Beispiel bei ihrem Referat unterbrechen könnte und sagen könnte „Moment, mehrere Leute haben gefragt Was bedeutet eigentlich das Fachwort? Kannst du das bitte noch kurz erklären?“ Oder Fragen, die eher für später gedacht sind, dass man sich die dann aufschreibt/merkt/markier/wie auch immer, um dann später zu sagen „Im Chat kam zwischendurch die Frage nach XY, könntest du da noch mal drauf eingehen?“ Oder manchmal werden im Chat ja auch nur Sachen geschrieben, die jetzt gerade gar nicht wichtig sind. Also dass man zum Beispiel nur Zustimmung in den Chat schreibt oder so was wie einen Tipp. „Hey, da habe ich neulich ein Buch gelesen, das heißt so und so, das war total cool“ und das kann manchmal sehr ablenkend sein, gerade bei Meetings mit vielen Menschen. Wenn man etwa ein Webinar hält und da sind 100 Leute im Raum und die schreiben die ganze Chat, das kann dann als Referent:in echt ablenkend sein. Und wenn man dann zum Beispiel sagt „Hey, Person x Y, du achtest bitte auf den Chat und unterbrich mich bitte, wenn da was Wichtiges drin ist. Und ansonsten blende ich den Chat für mich jetzt hier einfach mal aus, weil mich das sonst ja verrückt macht, wenn ich die ganze Zeit sehe, dass neue Nachrichten aufploppen“

Rolle: auf die Zeit achten

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Dann kann es auch eine Rolle sein, auf die Zeit zu achten. Das ist besonders spannend bei Formaten, wo mehrere Leute sprechen, also wenn man so eine Art Workshop hält und am Ende stellt jede:r kurz sein Ergebnis vor oder so was, dass man da zum Beispiel sagt „Hey, achte darauf, dass jede Gruppe maximal fünf Minuten hat“ oder „Achtet darauf, dass der Hauptteilmax. 5 Minuten Länge nicht übersteigt, damit dann noch genug Zeit für Fragen bleibt“ Also dass man da quasi eine Person hat, die dann so ein bisschen auf die Zeit achtet oder die so eine Art Stoppuhr mitlaufen lässt und dann eben nett sagt „Hey, kommt bitte jetzt mal zum Ende mit eurer Präsentation.“

Rolle: Protokoll

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Protokoll schreiben ist natürlich eine Rolle, die wir auch schon vor Corona schon in analogen Meetings kannten und die meistens nicht so beliebt war, wenn wir mal ehrlich sind. Ich persönlich habe mich häufig freiwillig gemeldet, um ein Protokoll schreiben, weil mich das immer fuchsig gemacht hat, wenn bei irgendwelchen Meetings, also zum Beispiel im Ehrenamt, Leute Protokolldienst hatten, die das dann nicht so gewissenhaft gemacht haben. Und da hab ich mich immer geärgert und dachte „Ja, wieso hast du das denn nicht aufgeschrieben?“ Deswegen habe ich es dann im Zweifelsfall selber gemacht. Beim Protokoll schreiben. Da kann man auch auf verschiedene Sachen achten. Das heißt, man könnte theoretisch sogar das Protokoll Schreiben, auf mehrere Leute aufteilen und könnte zum Beispiel sagen: Eine Person versucht einfach zusammenzufassen, was besprochen wurde und eine Person achtet konkret darauf, welche Aufgaben verteilt worden sind. Also wer macht was oder was die nächsten Schritte sind, die das Team jetzt machen muss. Oder auch so was wie: Was sind die nächsten Termine, die jetzt anstehen und die man ausgemacht hat? Also könnte alles eine Person machen oder könnte man auch auf mehrere Personen verteilen?

Rolle: auf bestimmte Dinge achten

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Dann kann man noch eine Rolle verteilen oder mehrere (das kann man ja ähnlich wie beim Protokoll machen) wo man auf bestimmte Dinge achtet, die gesagt wurden oder die in den Chat geschrieben worden sind und diese dann mitschreibt. Also das könnte zum Beispiel offene Fragen sein. Also: Was wurde jetzt heute noch nicht geklärt? Welche Fragen konnte die Referentin aus dem Stehgreif nicht beantworten? Welches Thema möchten wir beim nächsten Workshop behandeln? Also was dann? Alles was so in Richtung Literaturtipps geht, also zum Beispiel erwähnte Bücher, Podcastfolgen oder YouTube-Tutorials. Wenn jemand im Chat geschrieben hat: „Hey, zu dem Thema kenne ich einen coolen Podcast, ich packe den mal in den Chat“ Das ist natürlich super, wenn so was am Ende gesammelt ist, dass man dann ja nicht in dem Moment in den Chat klicken muss, um dann da diesen Tipp zu sehen, sondern dass man sich darauf verlassen kann, das alles gesammelt wird, was jetzt hier genannt wurde. Das gleiche gilt natürlich auch für Tool-Tipps oder sowas wie Methoden-Tipps. Also wenn jemand da noch eine Empfehlung hat oder einen Link hat, dass man das sammelt. Oder auch Aha-Momente. Also was waren so besondere Momente in der Diskussion, wo im übertragenen Sinne ein Licht angegangen ist? Oder auch die Frage: Was will man später teilen? [Und hier kann ich schon mal einen Spoiler geben, und zwar drei Tage nach dieser Folge wird eine Folge erscheinen und da hören wir von einem Buchclub, der wurde gemacht von einem Verein, wo man sich nicht mehr wie normalerweise am Wochenende treffen konnte, um gemeinsam Seminare zu machen. Und dieser Verein, das Peer-Netzwerk Jetzt, die haben dann stattdessen einen Buchclub gegründet. Und da habe ich mit Sören auch drüber gesprochen, dass es ja eigentlich schade ist, wenn in diesem Buchclub spannende Dinge diskutiert wurden und man das von Außen gar nicht mitbekommt. Und da haben wir auch darüber gesprochen, dass es ja cool war, wenn man zum Beispiel am Ende so was wie ein Blogpost schreiben würde, was man jetzt alles so mitgenommen hat aus diesem Buch oder was da so draus entstanden ist. Also diese Frage: Was will man davon teilen? Was will man vielleicht später für die Außenkommunikation benutzen? Auch das wäre eine Rolle, die man vergeben könnte, dass man sich da Gedanken macht.

Rolle: Feedback (+ Denkhüte-Methode)

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Speziell jetzt bei so was wie Referaten kann man ja auch dann die Rolle verteilen, dass man für die Bewertung oder für das Feedback auf verschiedene Dinge achtet. Also zum Beispiel kann eine Gruppe oder eine Person vor allem auf den Inhalt achten und eine andere Person dann eher auf die Vortragsweise. Also: Hast du das gut erklärt? Hast du häufig „ähm“ und „äh“ gesagt? Und war es deswegen schwierig dem Ganzen zu folgen? Oder auch der Medieneinsatz: Hast du eine Präsentation dafür erstellt? Hast du ein digitales Whiteboard erstellt? Hast du irgendwie so was wie Prezi benutzt? Wie hast du digitale Medien genutzt, um dein Referat anzureichern? Und dazu passt auch die sogenannte Denkhüte-Methode. Vielleicht habt ihr davon schon mal gehört. Die Denkhüte nach de Bono. Das ist eine Methode, wo man verschiedene Hüte hat. Im Original sind es, glaube ich, sechs verschiedene Hüte, die dann jeweils eine eigene Farbe haben und einen Fokus. Man kann das auch für sich selber anpassen. Ich benutzt zum Beispiel in meiner Uni-Lehre immer die Hüte-Methode mit vier verschiedenen Hüten: Es gibt einen Optimisten, einen Pessimisten. Es gibt einen kreativen Hut und einen strukturierten. Diese vier verschiedenen Hüte setzt sich dann jemand auf bzw. meistens sind es dann 2-3, die dann den gleichen Hut aufhaben und die bewerten dann das, was sie gehört haben in der Redaktionssitzung. Nur aus dieser Perspektive. Also die Leute, die den optimistischen Hut aufhaben, die sehen nur das Positive, die sehen nur die Chancen, die sehen nur, was gut gelaufen ist oder was man noch cooler machen könnte. Die sind total begeistert von der Idee. Diejenigen, die den pessimistischen Hut aufhaben, die sehen nur die Risiken, die sehen nur, was schiefgehen könnte. Die sehen nur, was zu viel sein könnte, was vielleicht zu viel Arbeit sein könnte, was schiefgehen könnte. Die mit dem kreativen Hut gucken immer: Wie könnte man die Ideen noch kreativer machen, noch außergewöhnlicher oder noch innovativer? Und der strukturierte Hut, der will quasi wissen: Ok, nette Idee. Was ist denn jetzt der nächste Schritt? Der würde zum Beispiel gucken: Worauf müsste man achten, damit das jetzt machbar wird? Was sind die nächsten Schritte oder was sind die Meilensteine, wie man diese Idee jetzt angehen könnte? Und bei meinen Uni-Workshops funktioniert das immer sehr, sehr gut, weil die Studierenden sagen, dass sie sich dann besser konzentrieren können auf das, was sie hören, weil sie eben nicht versuchen müssen, so für alles und nichts Feedback zu geben, sondern weil sie durch diesen Hut schon einen Fokus haben und dann eben durch diese Brille des Hutes quasi durchgucken und eben nur nach den Risiken gucken oder nur nach den Sachen, die gut sind oder nur nach dem Potential, wo man etwas noch kreativer machen könnte. Und ja, das sind jetzt die vier Hüte, die ich nutze. Aber da kann man natürlich auch andere Hüte benutzen. Und das ist eine wunderbare Methode, wie man diese verschiedenen Rollen in Meetings, Workshops, Webinaren und so weiter verteilen kann.

Vorteile der verteilten Rollen

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Verschiedene Rollen zu verteilen bringt verschiedene Vorteile mit sich. Zum einen nimmt es den Druck von der vortragenden Person, weil man sich eben nicht auf alles gleichzeitig konzentrieren kann/muss, sondern weil man dann wirklich auf die eigene Präsentation, die man hat oder das Referat, was man hält oder das, was man vorstellt, dass man sich eben darauf fokussieren kann. Für die Leute, die zuhören, steigert es die Konzentration, weil man eben nicht einfach nur an dem Meeting teilnimmt oder einfach nur bei einem Webinar zuhört, sondern weil man dann eben auf etwas Bestimmtes achtet. Man muss natürlich aufpassen, dass die Aufgabe nicht zu anspruchsvoll wird, dass man zum Beispiel so sehr mit Protokoll schreiben beschäftigt ist, dass man eigentlich gar nicht richtig auf den Inhalt achten kann, sondern wenn man das Gefühl hat, die Aufgabe ist zu komplex, dass man sie dann abmildert oder eben auf mehrere Menschen verteilt. Und der dritte Vorteil ist, dass in der Regel dann auch ein besseres Ergebnis rauskommt. Also wenn man zum Beispiel sagt, mehrere Leute schreiben das Protokoll, die eine Person achtet auf den Inhalt, die andere Person achtet auf die nächsten Schritte usw., dann kommt ja in der Regel ein ausführlicheres und besseres Protokoll herum, als wenn nur eine einzige Person diese Aufgabe gehabt hätte. Und davon profitieren dann ja später wieder alle, wenn man eben sagt: Okay, das Meeting ist jetzt gut nachbereitet oder der Workshop ist jetzt gut dokumentiert oder das Feedback zum Referat wurde super aufgeschrieben und damit kann ich jetzt total gut weiterarbeiten.

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Und noch mehr Beispiele von mir: Ich vergebe zum Beispiel immer eine Support-Rolle, wenn ich irgendwelche anderen Workshops und Webinare haben. Das bedeutet vor allem, dass man auf den Chat achten soll, falls ich da irgendwas übersehe und dass man die Leute stumm schalten soll, falls sie vergessen, das selber zu machen, nachdem sie sich beteiligt haben. Also das ist für mich der Standard, was ich unter Support verstehe. Mit den Studis mache ich verschiedene Sachen. Ich habe ja gerade eben schon von diesen Denkhüten erzählt und was ich auch mache ist, dass ich immer ein Protokoll-Dienst vergebe. Also sprich in der Redaktionssitzung gibt es dann immer diese Hüte. Und es gibt eine Person, die Protokolle schreibt und das wechselt dann auch regelmäßig. Und das ist meistens nicht so eine ganz so beliebte Aufgabe. Aber ich zeige mich dann auch immer erkenntlich und bin den Studis, die das dann übernehmen, sehr, sehr dankbar. Und ich glaube, spätestens wenn sie selber dann im Protokoll noch mal irgendwas nachlesen von ihrem eigenen Feedback, was sie erhalten haben, dann sind sie auch dankbar, dass es dieses Protokoll gibt. Und wenn ihr noch mehr zu der Denkhüte-Methode lernen möchtet, dann verlinke ich euch noch eine Podcastfolge im erzähl davon-Podcast. Da habe ich schon mal über diese Methode als Feedback Methode, wie man es auch intern benutzen kann, gesprochen. Gerade habe ich es ja beschrieben, wie man es in einem Workshop benutzen kann. Diese Methode ist wirklich super vielfältig und wenn ihr dazu mehr wissen möchte, dann hört da gerne rein.

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Das war’s mit dem Soloformat zum Thema „Rollenverteilung in Meetings“. Wenn ihr noch mehr Methoden und Tools und Co kennenlernen möchte, dann hört immer dienstags in dieses Format rein. Und wir sind natürlich auch offen für eure Vorschläge. Wenn wir hier etwas bestimmtes aufgreifen sollen, dann könnt ihr uns das gerne per Instagram schreiben oder per Mail schreiben und dann schauen wir, dass wir das mit aufgreifen können. Danke schön fürs Zuhören und bis zum nächsten Mal.