Notfallkoffer für Online-Präsentationen

Ich bin mir sicher, dass in den letzten zwei Jahren niemand darum herumgekommen ist, an irgendeinem Online-Meeting teilzunehmen, bei einem Online-Workshop oder einer Videokonferenz. Und bestimmt habt ihr das auch schon gemerkt, dass man da vielleicht nervös wird, wenn man dran ist und z.B. etwas erklären soll oder seine Meinung sagen soll, obwohl man eigentlich ja nur im heimischen Homeoffice sitzt, am besten noch mit Pyjamahose untenrum. Und eigentlich ist es ja nicht so schlimm, wie wenn man dann im Meetingraum vor dem Vorstand etwas präsentieren soll oder in der Schule/ im Seminarraum sitzt und 20 Augenpaare auf einen gerichtet sind.

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Wahrscheinlich habt ihr auch schon ein paar Sachen gefunden, die euch bei dieser Nervosität helfen. Wir möchten euch trotzdem in dieser Folge noch mal ein paar Tipps geben, wie ihr euch einen kleinen Notfallkoffer schnüren könnt. Dieser Notfallkoffer besteht aus drei verschiedenen Elementen zum einen gegen technische Probleme, dann für die inhaltliche Vorbereitung oder gegen spontane, spontane Blackouts, was ihr eigentlich erzählen wollten. Und als Drittes gegen die körperlichen Symptome der Nervosität. In dieser Folge sind ein paar Vorschläge drin, ein paar Tipps drin und ihr könnt einfach für euch mal gucken. Kennt ihr das schon? Habt ihr das schon ausprobiert? Funktioniert es für euch, ja oder nein? Oder ist da vielleicht etwas Neues dabei, was ihr für euch mal ausprobieren möchtet, für euren imaginären Notfallkoffer? Also wir gehen jetzt davon aus, dass ihr zum Beispiel in einem Meeting etwas präsentieren sollt. Oder dass ihr eine mündliche Prüfung habt in der Schule, in der Ausbildung oder im Studium. Oder dass ihr vielleicht zum ersten Mal einen Workshop wirklich selber moderiert, statt nur daran teilzunehmen. Das sind jetzt so die Ausgangspunkte. Vielleicht habt ihr auch noch andere Sachen, die ihr so im digitalen Raum macht, die euch zum Schwitzen bringen.

Notfallkoffer, Teil 1: Technik

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Auf jeden Fall solltet ihr euch überlegen: Habe ich ein Zweitgerät? Was passiert, wenn jetzt plötzlich mein Computer zickt und irgendwie ein Update machen will, was erstmal eine halbe Stunde dauert? Oder wenn ich vergessen habe, den Akku von meinem Laptop zu laden und das Ladekabel gerade nicht zur Hand habe und der Akku jeden Moment abschmiert. Was könnte ein mögliches Zweitgerät sein? Das kann aber ein zweites Gerät sein im Sinne von: Ahja, ich habe ja noch mein iPad hier. Vielleicht kann ich darüber an dem Meeting teilnehmen. Oder falls ihr zum Beispiel im Büro seid, dass ihr zum Beispiel checkt: Könnte ich denn hier den Computer von meiner Büro-Kollegin benutzen? Könnte ich mich da einloggen oder ist er irgendwie nur mit ihrem persönlichen Passwort nutzbar? Dass man sich über sowas mal Gedanken macht. Damit meine ich nicht, dass ihr zur Kollegin geht und sagt „Gib mir mal dein Passwort!“ sondern vielleicht, dass man da mal mit der IT abklärt: Hey, könnte ich mich auch an einem anderen Computer anmelden mit meinen persönlichen Organisations-Zugangsdaten? Oder gibt es da andere Backup-Möglichkeiten?

Als zweiten Punkt solltet ihr euch auf jeden Fall eine Co-Moderatorin oder einen Co-Moderator dazu holen. Das kann jemand sein, den ihr von Anfang an gefragt habt. Also vielleicht eine Kollegin in einem Workshop oder dass ihr das zu zweit moderiert. Falls das nicht der Fall ist, dann könnt ihr aber auch jemanden euch schnappen im Meeting selber und die Person bitten, ob sie für euch heute temporär Co-Host sein kann. Im besten Fall eine Person, vielleicht kennt ihr die schon, vielleicht wisst ihr, dass sie zuverlässig ist. Oder was ich sonst mache, wenn ich die Gruppe gar nicht kenne, ist, dass ich zum Beispiel frage: Hey, wer von euch hat a) stabiles Internet? Und b) ist jetzt gerade nicht selber an einem kleinen iPad dabei, sondern hat einen großen Computer, hat zwei Monitore, kann den Chat für mich mit im Blick haben? Da findet sich immer in der Regel ein Freiwilliger, der sich dann dazu bereit erklärt. Beachte dazu auch die Folge 57. Da haben wir nämlich schon darüber gesprochen, was man so für unterschiedliche Rollen verteilen kann in einem Online-Meeting und da bekommt er noch ein paar Inspirationen, falls du sowas noch nicht gemacht habe. Ja, was es da für verschiedene Rollen gibt, was die Leute dann zu tun haben und inwieweit euch das hilft, dass ihr euch auf das Wesentliche konzentrieren könnt.

Dann ist natürlich das Internet immer noch ein kleines Problem, gerade hier in unserem tollen, hochentwickelten Deutschland. Überlegt euch also da: zum einen, wenn ihr nur einem Laptop seid, könnt ihr euch auf das WiFi, auf das WLAN verlassen? Oder könnt ihr vielleicht doch per LAN, also per Kabel euch ins Internet verbinden? Wenn ja, wo kriegt ihr so ein Kabel her? Hat euer Laptop den Anschluss dafür oder braucht ihr erst noch so einen Adapter? Kümmert euch da frühzeitig drum. Grundsätzlich ist es immer empfehlenswert per LAN am Internet zu sein. Das ist einfach stabiler und schneller. Aber ja, zur Not also im worst case, wenn das WiFi nicht geht, könntet ihr zum Beispiel mit eurem Smartphone einen Hotspot erstellen. Ich glaube, das können mittlerweile alle modernen Smartphones und könnt dann so übers mobile Internet in euer Meeting gehen. Falls ihr zum Beispiel euer Meeting von einem Ort aus haltet, wo ihr nicht wisst, ob das WLAN da gut ist oder nicht. Könnt ihr das mal testen. Wie würde ich an meinen Handy einen Hotspot erstellen als Backup?

Dann ist noch ein Tipp: Wenn ihr irgendwelche Folien habt oder irgendwelche Dateien, irgendwelche Skizzen, irgendwas, was ihr zeigen möchtet für eure Prüfung oder für eure Präsentation – Habt am besten noch eine zweite Möglichkeit, wie ihr an diese Folien kommt. Was nämlich sonst passiert ist, dass zum Beispiel ihr diese Folien irgendwo erstellt habt in einem Online-Tool. Oder ihr habt ein Miro-Board oder sowas erstellt und dann könnt ihr euch zum Beispiel gerade nicht einloggen oder das Tool hat Husten. Das klingt jetzt vielleicht unwahrscheinlich, ist es aber gar nicht. Funfact: Immer mal wieder, wenn mal so für ein paar Stunden oder so ein Abend mehrere Tools ausfallen, also mehrere soziale Netzwerke und so oder mehrere so Software-Dienste. Da steckt häufig Amazon dahinter, nicht Amazon selber, nicht Jeff Bezos, der nur einen Knopf drückt und sagt „Nee, ist heut nicht“, sondern Amazon hat eine Sparte seines Unternehmens, wo die so Webhosting für für Großunternehmen anbieten. (AWS) Also nicht für Gundula, die ihre Hobby-Webseite betreiben möchte, sondern eben für Start-Ups Apps, Unternehmen und so weiter, die online Speicherplatz und Rechenspeicher brauchen. Und immer wenn da so was passiert, dass mehrere Apps gleichzeitig offline sind, dann liegt es meistens daran, dass da ein Amazon-Rechenzentrum gerade ausfällt und deswegen die Apps nicht funktionieren. Also das ist gar nicht so unwahrscheinlich, dass ihr da vielleicht euch mal nicht einloggen könnt oder irgendwas nicht richtig funktioniert. Und in dem Fall macht es Sinn, wenn man das ganze noch mal irgendwie offline hat. Also wenn man sich vielleicht die Folien aus dem Miro-Board noch mal vorher raus exportiert hat und das einfach als PDF auf dem Computer hat und dann einfach das PDF zeigen kann. Sorry für diesen Exkurs in Amazons Geschäftsmodelle!

Dann, was natürlich auch noch möglich ist, ist ein Technik-Support für die Teilnehmenden. Das ist vor allem dann gut, wenn es jetzt nicht irgendwie ein Meeting ist im bekannten Kreis ( = meine Abteilung hat hier das Meeting), sondern wenn es so eine Veranstaltung ist, wo fremde Leute sich einloggen und man auch noch nicht weiß, ob die so technikaffin sind oder nicht, oder manchmal hat man ja schon Zielgruppen, wo man denkt „Na ja, die machen das nicht so häufig. Vielleicht wissen sie nicht, was sie da genau anwählen müssen“. Und in dem Fall kann es zum Beispiel Sinn machen, dass man noch eine Kollegin und einen Kollegen hat und dass man zum Beispiel dann die Telefonnummer von der Person angibt und sagt „Wenn man sich nicht ins Meeting einbinden kann, dann bitte einmal da anrufen und die führen dann einen Schritt für Schritt dadurch und sagen, wo man was anklicken muss“.

Und als letztes noch ein Tipp: Wir haben ja für viele Dinge, die wir machen möchten, einfach Programme, Apps und Widgets auf dem Computer. Angenommen man hat einen Workshop und hat dann eine Arbeitsphase, wo man sagt „Okay, macht das jetzt 10 Minuten lang, dann kommen wir wieder zusammen“ und dann stellt man so einen digitalen Timer ein. Oder wenn man ausrechnen möchte, man öffnet schnell die Taschenrechner-App auf dem Computer. Das ist natürlich schön und gut, aber wenn ihr eh schon nervös seid oder wenn ihr zum Beispiel euren Bildschirm teilt, um ihr etwas zu zeigen, wenn ihr eh mehrere Apps parallel offen habt. Vielleicht macht es Sinn für solche Sachen, sich dann einfach die analoge Variante zu nehmen. Also zum Beispiel sich eine Eieruhr zu holen und die dann zu stellen, statt dann eben noch ein Fenster offen zu haben, um irgendwo einen Timer laufen zu lassen.

Notfallkoffer, Teil 2: Inhaltliche Vorbereitung

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Für den zweiten Aspekt, also für die inhaltliche Vorbereitung. Da gilt natürlich: Mach dir Spickzettel, also je nachdem, was dein Thema ist. Vielleicht gibst du einen Workshop und hast einen Seminarplan, vielleicht leitest du ein Meeting und das ist eine Outline, weil führst du ein wichtiges Gespräch und hast dir ein paar Punkte aufgeschrieben, die du auf jeden Fall ansprechen möchtest oder ein paar Argumente – mach dir Spickzettel! Und auch hier gerne analog. Also klar noch ein Tab offen haben mit einem Google Doc mit Notizen ist schön und gut, aber wenn man das einfach auf dem Tisch liegen hat, ist es noch besser. Also ruhig auch einfach mal den Drucker anschmeißen und den Spickzettel ausdrucken.

Was auch hilft für die inhaltliche Vorbereitung ist man vom Worst Case auszugehen und zum Beispiel zu sagen: Was passiert denn, wenn dieses und jenes Argument kommt? Was sage ich denn dann? Oder Klassiker: Was passiert, wenn die Zeit nicht reicht? Oder wenn zu viel Zeit da ist? Also wenn ich eingeplant habe, die Übung im Workshop dauert 20 Minuten und dann dauert sie aber nicht 20 Minuten, sondern 35. Was macht man denn dann? Und da hilft es zum Beispiel, wenn man sich vorher überlegt. Angenommen, ich habe zu wenig Zeit, wie kann ich denn dann weitermachen? Kann ich hier diese Übung streichen, die nicht so wichtig ist? Kann ich hier statt einer ausführlichen Feedbackrunde nur eine kurze Feedbackrunde machen und so ein paar Minuten sparen? Kann ich die Pause verkürzen von 15 Minuten auf 10 Minuten und so wieder ein bisschen Zeit reinholen? Oder andersherum: Was passiert, wenn ich zu viel Zeit habe? Was ist, wenn es schneller geht als gedacht? Was, wenn ich mich verschätzt habe und die Leute für die Übung nicht 10 Minuten brauchen, sondern nach fünf Minuten schon fertig sind? Was kann ich ausdehnen? Kann ich zum Beispiel da die Feedback-Runde vergrößern und kann da noch eine Übung mit einbauen? Kann ich noch irgendwie ein Spiel mit rein bauen? Oder kann ich einfach sagen: Ok cool Leute, wir sind gut durchgekommen, wir hören eine Viertelstunde eher auf. Viel Spaß in der Mittagspause. Ist das in Ordnung? Also hint, hint: wenn es zum Beispiel ein Team-Event ist, da freuen sich schon alle, wenn das irgendwie nicht ganz so lange gedauert hat. Aber angenommen zum Beispiel Ihr habt Workshop-Tickets verkauft und die Leute sind davon ausgegangen, dass sie jetzt einen 2h-Workshop mit euch machen, ihr seid aber nach anderthalb Stunden schon fertig und sagt: „Okay, alles klar, Leute, ciao!“ und loggt euch aus – dann könnte es sein, dass die Leute sich ein bisschen betrogen fühlen und sich dann lieber gewünscht hätten, dass man noch improvisiert mit einer weiteren Übung oder einer Fragerunde oder einem Hot-Seat-Coaching oder anderen Formaten quasi.

Und dann als Drittes noch: Nehmt euch ruhig ein paar Formulierungen für irgendwelche Themen und schreibt euch die auf. Also wenn ihr zum Beispiel in euer Meeting eine bestimmte Phase einleiten möchtet und ihr habt das Gefühl, dass es euch vielleicht schwerfällt, spontan dafür die richtigen Worte zu finden, dann schreibt euch ruhig einen Satz auf, den ihr dann benutzen möchtet. Das gleiche gilt, wenn ihr in eine Verhandlung reingeht und es könnte ein bestimmtes Gegenargument kommen oder sollte dabei einen Fachbegriff benutzen oder so was. Macht euch ruhig ein Post-It mit der Formulierungshilfe an euren Monitor. Das kann nicht schaden.

Notfallkoffer, Teil 3: Körperliche Symptome

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Der dritte Bestandteil in unserem Notfallkoffer ist Hilfe gegen die körperlichen Symptome von Nervosität. Also wenn ihr nervös seid, wahrscheinlich kennt ihr das schon aus anderen Kontexten, dass ihr mal andere Gelegenheiten hattet, wo ihr ein bisschen nervös geworden seid. Dann wisst ihr wahrscheinlich schon, wie euer Körper darauf reagiert. Und das kann ganz unterschiedlich sein. Und dementsprechend solltet ihr euch in euren Notfallkoffer etwas reinpacken, was euch dagegen hilft. Wenn ihr zum Beispiel einen trockenen Hals bekommt, dann habt genug Wasser da oder Tee oder irgendwas anderes, was dann hilft. Wenn ihr wisst, dass ihr rote Flecken im Gesicht bekommt oder auf dem Dekolleté, dann benutzt vorher einen Concealer, der das Ganze abdeckt, damit dann nicht jemand sagt „Oh, ist alles okay bei dir? Du bist rot im Gesicht!“ Wenn ihr merkt oder wenn ihr wisst, dass ihr dann schnell ins Schwitzen geratet oder dass euch warm wird, dann benutzt vorher Deo oder achtet vielleicht bei der Kleiderwahl darauf, dass ihr nicht eine Bluse anzieht oder ein T-Shirt anzieht, wo man dann sofort die dicken, fetten Schweißflecken sieht, sondern dass man vielleicht etwas, wo man das nicht sieht oder vielleicht so einen charmanten Zwiebellook, wo man vielleicht eine Cardigan anhat. Und wenn man merkt, dass einem warm ist, dann kann man einfach schnell die Cardigan ausziehen und sitzt dann nicht in dem dicken Wollpulli mit rotem Kopf. Oder vielleicht neigt ihr dazu, dass ihr immer mit euren Händen viel macht, wenn ihr nervös seid. Vielleicht gestikuliert ihr viel oder vielleicht schnappt euch ein Kuli und klickt dann auf dem Kuli rum oder trommelt mit den Fingern auf der Tisch-Oberfläche. Das ist natürlich ein Störgeräusch für die Kolleginnen und Kollegen oder die Leute, die zuhören oder im schlimmsten Fall, falls das Ganze aufgenommen wird. Das ist natürlich nicht cool, wenn ihr dann damit die Tonqualität total ruiniert, weil ihr da Lärm macht. Also vielleicht findet ihr dann etwas, womit ihr dezent eure Hände beschäftigen könnt, ohne dass die anderen das sehen oder dass es euch ablenkt. Also das sind alles Beispiele dafür. Guckt einfach mal: Was passiert bei euch, wenn ihr nervös seid? Plappert ihr dann drauf los oder seid ihr dann stumm und das gar nicht, was ihr zu sagen habt? Werdet ihr rot im Gesicht oder werdet ihr kalkweiß im Gesicht? Und guckt einfach mal? Was könnt ihr noch an Hilfsmitteln benutzen, um das ganze zu lindern oder zu kaschieren?

Wir wünschen euch viel Erfolg bei was auch immer bei euch ansteht an digitalen Meetings, Prüfungen, Präsentationen und Co. und wir hören uns sehr bald wieder.